Kobilife Şubat 2011 Yazısı

Geçtiğimiz günlerde Meclis’te kabul edilen yeni Türk Ticaret Yasası, şirketlere İnternet sitesi  kurma zorunluluğu getirdi.  1524 No’lu maddede konu, bilgi paylaşımı ve şeffaflık ilkeleri çerçevesinde özetlenmiş.  Öncelikli konu, sitede şirkete ait  bazı bilgilerin yayınlanarak kamuya ilan edilmesi yani ilgili taraflarca erişilebilir kılınması. Sitede yer alması zorunlu tutulan bilgiler şöyle özetlenmiş. Paysahipleri veya ortakları açısından önem taşıyan açıklamalar ve onlara kanunen  sunulması gereken bilgiler ve belgeler. Kanunen kamuya duyurulması gereken ilânlar. Şirketin  yapması gereken kurul ve toplantıların hazırlıklarına ilişkin duyurular, oy verme çağrıları.
İnternet sitesi açma zorunluluğu farklı kişi ve kurumları ilgilendiriyor. Bu yazının konusu ise ilgili taraflar arasından, site yaptıracak ve yapacak olan kişi ve şirketler. Henüz kurmamışsa veya yenilemek istiyorsa, şirketlerin öncelikle web sitesini kime, nasıl hazırlatacağını ve kurduracağını planlanması gerekir. Dikkat çekmek istediğim nokta, bu başlangıç aşamasında, işi sadece bir tasarım ve site barındırma  (hosting)  işi olarak görmemek.  Bunlar elbette önemli, ancak gözardı edilmemesi gereken başka önemli noktalar var. Öncelikle, sitenin tasarımı, içeriğin planlaması ve barındırma hizmetleri konusunda hizmet almak istedikleri tedarikçi firmalara doğru sorular yöneltme becerisi geliştirmeleri. Başlıca soruları aşağıda genel başlıklar altında özetlemeye çalıştım.
Öncelikle bu işlerin ağırlıklı olarak teknik yönleri olduğu bir gerçek. Fakat, web sitesi yaptıracak şirketlere, site kurulumuna ilişkin, teknik açıdan herhangi bir bilgi birikimi gerektirmeyen konularda önerilerim şunlar. Tasarım ve web hizmetleri sunan firmalar arasından seçim yaparken öncelikle birlikte çalışabilecekleri, birbirlerinin dilinden anlayarak, ilişkilerini bir iş ortaklığı şeklinde yürütebilecekleri firmaları seçmeleri. Bu işi tek seferlik bir iş olarak görmemek gerekir. Web sitesi yönetimine ilişkin güncelleme, alan adının yenilenmesi, site içeriğinin ihtiyaçlar doğrultusunda değiştirilmesi gibi işler süreklilik arzeden işlerdir. Dolayısıyla seçtikleri tasarım ve site kurulumunu yapacak kişi ve şirketlerin yapılacak işler konusunda samimiyetlerine ve becerilerine güvenmek durumundalar. Onlarla görüşürken, ihtiyaçlarını bizzat  kendilerinin dile getirmesi, ilgili kararları, teklifi sunan tasarımcı ve içerik yöneticilerine tamamen bırakmamaları iyi olur. Hiç kimse şirketin işini kendi sahibinden daha iyi bilemez. Bu noktada web sitesi talep eden işletme sahiplerini zora sokan en önemli konu, bu işin teknik yönlerinin gereğinden fazla ön plana çıkarılması. Dolayısıyla bu konuda bilgileri yeterli olmayınca, kendi almaları gereken kararlar konusunda da proaktif davranamıyorlar. Bu nedenle gelen tekliflere dikkatli, bazen de şüphe ile yaklaşmalarının çok doğal olduğunu düşünüyorum. Oysa bu iş, en az teknik yönü kadar, kendilerinin rahatlıkla sonuçlandırabilecekleri yönetimsel kararlar almayı gerektiriyor. Aslında teknik kararlar, onların vereceği idari kararların bir sonucu olarak gelişecek. Onlar idari açıdan kararlarını isabetli verirlerse, allternatif teknikler ve uygulamalar arasından seçme işlemini daha rahat yapabilirler. Bu alternatifleri talep sahibine sunma işini ise  web sitesi kurulumunu yapacak olan aday firmalar üstlenmeli. Alternatifler ve örnekler sunabilmeleri ayrıca onların bilgi ve becerisinin göstergesi olacaktır.
Siteyi kurdurmak isteyen şirketlerin öncelikle karar vermesi gereken konu, web sitesinin kendilerini nasıl yansıtmasını istediklerine dair alacakları karardır.  Alternatifleri hemen sıralamak gerekirse, web sitesi şirketin sadece statik bir vitrin görüntüsü şeklinde mi olacak, yoksa siteden ilgili taraflarla örneğin tedarikçileri ve müşterileriyle işlem yapacaklar mı, iletişim kuracaklar mı? Ürün ve hizmetler metinlerle, görsellerle, videolarla zenginleştirilecek mi? Bu iletişim sadece bir iletişim formu ile mi yapılacak yoksa gerçek zamanlı, anlık belki de canlı bir iletişim platformu mu olacak? Daha ileri e-uygulamalarla örneğin sosyal mecralarda müşterileriyle iletişim kurmak isterler mi? Alternatif sosyal mecralar nelerdir ve ne işe yarar?  Şirket veya markaları için bu mecralarda birer hesap açarak bu mecraların sunduğu fırsatları değerlendirmeyi düşünürler mi?  Böyle bir yaklaşım uygun olur mu? Pazarlama iletişimini bu mecralardan yürütmek  isterler mi?
Tüm bu kararları daha isabetli vermeleri için önerim, teklif sunan firmalardan örnek vermelerini istemeleri. Tedarikçi firmalar örnek sunarken, bu örnekleri bizzat kendilerinin hazırlamış olmaları gerekmiyor. Yani henüz yeterli sayıda referansı bulunmayan, özellikle aralarında gençlerin kurdukları ancak işinin gereğini başarıyla gerçekleştiren girişimlere haksızlık etmeyelim. Önemli olan en statik olanından en gelişmiş olanına kadar web sitelerinin görüntüsü ve işlevleri hakkında bilgi edinmek. Site üstünde gezinti, görsel özellikleri ve site üstünden gerçekleştirilecek e-uygulamalar konusunda fikir sahibi olmak. Bu amaca hizmet edecek örnekler görmek, siteyi kurduracak olan şirket yöneticilerinin karar alma süreçlerinde oldukça fayda sağlayacaktır.
Aynı şekilde bu hizmetleri sunan kişi ve kurumlara önemli bir tavsiyem olacak. Kendilerinin bu işlerde ne kadar yaratıcı ve usta olduklarını göstermek yerine karşısındaki şirket yönetici veya ilgililerin ağzından, şirketin ihtiyaçlarını anlamaya çalışmaları, dinlemeyi bilmeleri, onları  teknik olan veya olmayan konularda doğru bilgilendirmeleri, dürüst ve şeffaf davranmaları. Teknik ve karmaşık kavramlarla ne kadar bilgili olduklarını göstermeye çalışırken, aynı dili konuşmuyor olmaları onlara faydadan çok zarar getirir. Bunun için de önce yasayı ve yasayla ilgili çıkacak yönetmelikleri takip edip site kurma zorunluluğunu çok iyi kavramaları gerekiyor.  1524. Madde’nin devamında yazan “şirketçe kanunen yapması gereken ilânlar” nelerdir? “Paysahipleri veya ortakları açısından önem taşıyan açıklamalar” nelerdir? “Yönetim ve müdürler kurulu ile genel kurul toplantılarının hazırlıkları”ndan kastedilen nedir? Önce bu konular hakkında bilgi edinip müşteri ziyaretlerine hazırlıklı gitmeleri gerekir.
Hizmet verecekleri şirketlere web sitesini kurma aşamalarının hangi süreçleri kapsadığı, alan adı sahipliği,  barındırma hizmeti konusunda nasıl alternatifler olduğunu onların anlayacağı bir dilde anlatmaları gerekir. İşi alabilmek uğruna veya  kendilerine daha uzun süre muhtaç kalmaları sağlamak adına kurnazlık yapmamalılar. Bu sayede, iş yaptıkları şirketlerle uzun vadeli ilişkiler kurma yönünde adım atmaları,  hem onların hem de sektörün lehine olacaktır. Site yönetimini kendileri sürdüreceklerse bu işlem için emeklerinden daha fazla fiyat talep etmemelerini öneririm.  Güncelleme ve benzeri  rutin işlemlerin neler olduğunu, hizmet verecekleri şirketlerle açıkca paylaşmaları ve bunun için iş/zaman maliyetlerini anlamlı fiyatlandırmaları akıllıca olur.  Gerekirse site yönetimini hizmet verdikleri  şirket içinde devredebilecekleri bir çalışan varsa onlara belki bir eğitim ücreti karşılığında devretmeleri ve bunun yerine kendilerinin katma değerli yeni işler üretebilmeleri için zaman ayırmaları yerinde olur.  Her iki tarafın, bu yasal zorunluluğu uyum içinde  ve “kazan kazan” stratejisine uygun  biçimde yürütmelerini diliyorum.